Oletko kiireinen vai teetkö itsesi kiireiseksi?

”Joo ihan kauhea kiire!”

”Niin paljon töitä, että pitää öisinkin tehdä!”

”Mulla on niin paljon rästihommia!”

”En ole ehtinyt edes lounasta syömään!”

Kuulostaako tutulle? Kuuletko työkavereidesi puhuvan jatkuvasta kiireestä vai oletko se kenties sinä itse? Teetkö itse itsellesi kiireen?

Yleensä kiire on huonosti organisoitujen työtehtävien ja puutteellisten ajanhallinta- ja organisaatiotaitojen puutetta. Huono organisointi voi olla esihenkilölähtöistä, jolloin työntekijöille on resurssoitu liikaa työtehtäviä käytössä olevaan aikaan suhteutettuna. Työtehtävien jaossa on tarpeen huomioida myös työntekijän substanssiosaaminen ja kapasiteetti kyseiseen työtehtävään. Työntekijän osaamiseen liian vaikeina säännöllisesti toistuvat työtehtävät kuormittavat työntekijää. Työtehtäviä tulisikin limittää sopivasti helpompien ja haastavampien tehtävien kesken. Aivoille on tärkeää antaa myös lepoaikaa rutiininomaisemmin toistuvien tehtävien parissa.

Liian haastavat tehtävät jäävät myös helposti tekemättä tai ainakin ne viipyvät ja kuormittavat työtehtävien rästilistaa. Rästilistan kasvamisen saa aikaan myös liian suuri työmäärä, jolloin aika ei yksinkertaisesti riitä tehtävien suorittamiseen. Sopiva työkuorma onkin hyvin työntekijäkohtainen. Osa hoitaa tehtävät ripeästi ja kokee kiireen tunnun olevan hallinnassa. He eivät myöskään koe kiireen johtavan itseään.

Näin hallitset kiirettä:

• Listaa työtehtäväsi ja arvioi niiden kiireellisyys asteikolla 1-3 (1 = kiireellinen, 3 = vähiten kiireellinen), pohdi 3. ryhmässä joitakin tehtäviä joita voit huoletta siirtää tai mahdollisesti jättää kokonaan tekemättä.

• Koodaa kalenteristasi päiviä eri värillä esimerkiksi:

  • punainen: rästihommien hoitopäivä

  • sininen: lähityöskentelyä työpaikalla

  • oranssi: kokoukseton päivä

  • lila: päivä, jolle voi sopia useita palavereja

  • vihreä: etätyöskentelypäivä….

• Rytmitä päivästä tietyt kellonajata tiettyjen tehtävien tekoon.

• Kirjaa joka aamu päivän aikana tehtävät työt to do -listaan, tee ne ja vaikka aikaa jäisi, älä tee enempää.

• Opettele kieltäytymään esimerkiksi seuraavasti: ”Olen pahoillani, mutten voi ottaa kyseistä tehtävää hoitaakseni, sillä organisoin parhaillaan itseltäni kiirettä pois ja teen rästihommia.

• Älä hoe ”Minulla on kiire!” -mantraa, sillä se mitä ajattelet vahvistuu ja se mitä puhut ääneen muuttuu todeksi.

• Jos kiire pyrkii ottamaan valtaa, hengitä muutama kerta, listaa kolme akuuteinta tehtävää ja hoida ne pois. Hoidettavien asioiden kirjaaminen saattaa helpottaa kiireen tuntua kun asia on pois mieleltä.